Проблемы учета электронных проездных документов в цифровой экономике

Онлайн-оплата товаров и услуг активно набирает обороты и уже является неотъемлемой частью нашей повседневной жизни. Сейчас никто не удивится покупкой одежды в интернете, заказом и доставкой готового обеда онлайн, оплатой телефонного счета из приложения и много другого. Не обходят стороной данную тенденцию и путешествия на поездах и самолетах. Оформление электронных билетов позволяет значительно сэкономить ваше время. Теперь отсутствует необходимость в поездке через весь город на вокзал или аэропорт, чтобы купить железнодорожный или авиабилет.

Электронный билет представляет собой электронный документ, который удостоверяет договор перевозки между перевозчиком и пассажиром. То есть, электронный билет выполняет те же функции, что и бумажный, разница заключается лишь в форме билета – электронный билет является цифровой записью в базе данных перевозчика. Нет необходимости при поездке оформлять бумажный билет, электронного будет достаточно – при входе в вагон поезда или при авиарегистрации нужно лишь предъявить паспорт работнику перевозчика, который сверит данные паспорта с данными списка зарегистрировавшихся (купивших билет) пассажиров. Однако бухгалтеру нужно знать об определенных нюансах учета данных проездных документов.

При приобретении как железнодорожного, так и авиационного электронного билета, автоматизированная информационная система управления перевозками создает выписку, которая выдается или присылается покупателю билета. При оформлении железнодорожной перевозки эта выписка называется – контрольный купон; при оформлении авиаперевозки – маршрутная квитанция. Многие считают, что данные документы и есть электронные билеты, однако они являются только частью электронных билетов. Тем не менее, в данных выписках содержится полная информация о перевозке, а именно маршрут, тариф, итоговая стоимость – так же, как и в бумажном билете. К тому же и контрольный купон, и маршрутная квитанция являются документами строгой отчетности.

Налог на прибыль. Так как мы говорим об учете электронных билетов, то имеем в виду билеты, которые обычно используются командированными сотрудниками. Здесь следует напомнить, что затраты на приобретение данных билетов (как, впрочем, и иные командировочные расходы) относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Исходя из этого, затраты должны быть экономически обоснованы и подтверждены правильно оформленными документами, а также должны быть направлены на получение дохода. В данном случае документальным подтверждением командировочных расходов в целях налогообложения прибыли выступает авансовый отчет сотрудника, к которому должны прилагаться оправдательные документы.

Контрольный купон железнодорожного билета командированного работника выступает документом, подтверждающим затраты на его приобретение и дает бухгалтеру законное право списать данные затраты.

Для подтверждения затрат на электронный авиабилет кроме маршрутной квитанции, необходим посадочный талон на самолет, который выдается пассажиру при регистрации на рейс. Именно посадочный талон подтверждает факт того, что полет состоялся. Поэтому необходимо, чтобы в посадочном талоне были указаны сведения, подтверждающие факт потребления командированным сотрудником услуги авиаперевозки. Таким подтверждением обычно выступает штамп о досмотре. То есть, даже если подотчетным лицом был приобретен электронный билет и пройдена регистрация в Интернете, в его распечатанном талоне должен стоять штамп «Досмотрено».

Если же такой штамп на посадочном талоне отсутствует, то факт осуществления перелета командированным сотрудником, по мнению финансистов, можно обосновать и другим способом, например, справкой и перелете, которая может быть выдана авиакомпанией либо ее представителем. Данная справка понадобится для подтверждения расходов также в ситуации, когда сотрудник по какой-либо причине потерял посадочный талон. С маршрутной квитанцией или контрольным купоном в таком случае дела обстоят проще – их можно просто еще раз распечатать из файла, присланного перевозчиком на электронную почту.

Разумеется, и в маршрутной квитанции, и в контрольном купоне также обязательно должны быть указаны все необходимые сведения. Если же в них, например, не отражается стоимость перевозки, то данные документы бухгалтер не вправе использовать в качестве основания для признания расходов.

Стоит отметить, что электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Несмотря на позицию ФНС, которая гласит, что перевод электронного билета в бюро переводов для подтверждения расходов делать не обязательно, так как большинство его реквизитов заполняются в соответствии с Единым международным кодификатором, по нашему мнению, безопаснее было бы сделать перевод на русский язык. Согласно  9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык. Однако это не означает, что необходимо переводить абсолютно все данные билета. Перевода требуют только следующие сведения:

  • реквизиты, необходимые для признания расходов по налогу на прибыль, то есть обязательные реквизиты первичных учетных документов по ст.9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
  • реквизиты, необходимые для применения вычета по НДС, согласно п.2 ст.169 НК (продавец, покупатель, наименование товаров (работ, услуг), их стоимость, налоговая ставка и сумма налога).

Все прочие сведения, к примеру, правила перевозки багажа, условия применения тарифа и т.д. переводить не требуется. К тому же, осуществить перевод вправе не только профессиональные переводчики, но и сотрудники налогоплательщика, если это входит в их должностные обязанности. Это не помешает учесть электронные билеты и включить их стоимость в расходы.

Кроме того, ФНС в письме от 26.04.2010 № ШС-37-3/656@ расшифровала основные английские обозначения, которые используются в билетах. Поэтому совсем не обязательно тратить время на поиск перевода в словарях, а просто обратиться к пояснениям Налоговой службы.

Стоит обратить внимание на то, что перевод вовсе может не потребоваться, если перевозчик выдаст справку на русском языке, в которой указаны все вышеперечисленные реквизиты.

НДС. Как уже говорилось ранее, контрольный купон и маршрутная квитанция являются документами строгой отчетности. Поэтому в распечатанной форме они соответствуют всем требованиям для того, чтобы принять входящего в их стоимость НДС к вычету. Но есть одно единственное, но очень важное условие — сумма НДС должна быть отражена в данных документах отдельной строкой, то есть должна быть выделена конкретная сумма налога.

По мнению налоговиков, если в оформленных электронных проездных документах величина НДС отдельной строкой не отражается, то принять его к вычету бухгалтер не вправе. В этом случае вся стоимость электронного билета вместе с НДС должна быть включена в состав прочих расходов.

Исходя из этого, по нашему мнению, если в электронном билете НДС включен в общую стоимость, брать его к вычету опасно. Контролирующие органы могут снять заявленный вычет, ссылаясь на то, что НДС должен быть выделен отдельной строкой. Однако данную претензию можно оспорить в судебном порядке. Суды считают подобные требования необоснованными, так как в п. 6 ст. 168 НК РФ прописано, что при розничной торговле НДС отдельно не указывается (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 27.11.2012 № А19-5831/2012).

Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда был утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. Например, если сотрудник уехал в командировку в марте, а вернулся в апреле, авансовый отчет должен быть утвержден руководителем в апреле. Соответственно НДС можно будет принять к вычету начиная со второго квартала.

Трудности с вычетом входящего НДС могут возникнуть также в случае, когда организация покупает электронные проездные билеты через фирму-посредника. Зачастую такие фирмы при оформлении билета выписывают счет-фактуру на стоимость билетов и отражают в ней величину НДС. Так делать неправильно, так как агент в данной ситуации не должен составлять счет-фактуру на услуги по транспортировке. Поэтому вычет налога возможен только на основании электронного билета.

Таким образом, если в электронном билете сумма НДС не отражена отдельно, то принять НДС к вычету не получится, даже если фирма-посредник вам выписала счет-фактуру. Если же в проездном документе выделена сумма НДС, необходимо зарегистрировать в книге покупок именно этот документ, а не счет-фактуру агента.

Итак, чтобы принять к вычету входящий НДС, электронный билет необходимо занести в книгу покупок на дату утверждения авансового отчета. Билеты регистрируются в книге покупок аналогично регистрации г. ней счетов-фактур. Чтобы это сделать правильно, нужно знать некоторые особенности.

  • в графе 2 ставится код для вычетов по этим операциям - 23;
  • в графе 3, где указывается дата и номер счета-фактуры, фиксируется дата оформления и номер билета (напоминаем, что данная дата может относиться к прошлому отчетному периоду);
  • графа 10 прочеркивается, в случает, когда в маршрутной квитанции или контрольном купоне не указан ИНН и КПП перевозчика.

Подводя итог, стоит отметить, что несмотря на всю простоту приобретения электронных билетов, существуют некоторые нюансы, связанные с их учетом, которые следует знать бухгалтеру. Нами было изучено, что представляет собой электронный билет, какие документы нужны для признания расходов и как грамотно отразить электронный билет в книге покупок.

Список использованных источников:

  • Стародубцева И. Электронные проездные документы [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.audit-it.ru/articles/account/stuff/a60/853376.html.
  • Чумакова Н.А. Новое в учетной политике организации.: Сборник научных статей. - Краснодар, 2010. - С. 146-155.
  • Ярушкина Е.А. Налоговый учет и отчетность: Учебное пособие. - Краснодар: ЮИМ, 2015. - С. - 80.

Автор: Василькова Наталья Петровна, Санкт-Петербургский государственный экономический университет, Программа «Бухгалтерский учет, анализ и аудит» Master program “Accounting, analysis and audit” e-mail: vasilkovanatashka@mail.ru Н.р. доцент Бдайциева Л.Ж.

Прокомментировать

Рубрика Публикации

Добавить комментарий

Войти с помощью: